La scheda tecnica è stata aggiornata: come gestire gli ordini di tappi in corso?
Un PDF con una data più recente non significa necessariamente che il prodotto sia cambiato. Confrontate la vecchia e la nuova scheda, collegate le differenze agli ordini aperti, alle scorte e ai registri di controllo e documentate la decisione sulla transizione.
Rispondete prima a questa domanda: è cambiato il documento o il prodotto?
Quando un fornitore invia una nuova scheda tecnica, la prima decisione non dovrebbe essere quella di modificare tutti gli ordini. Individuate prima il campo modificato e il motivo del cambiamento. La correzione di un refuso, la revisione di una tolleranza dimensionale e il passaggio a un diverso componente di tenuta non richiedono la stessa valutazione. D'altra parte, un codice prodotto invariato non dimostra, da solo, che tutte le caratteristiche tecniche siano rimaste identiche.
I passaggi descritti sono un metodo di lavoro proposto ai reparti acquisti, qualità e produzione; non costituiscono l'annuncio di una modifica a uno specifico prodotto Peksan. Per l'approvazione iniziale dei campioni potete consultare la guida dedicata. Questo articolo si concentra sulla gestione degli ordini aperti quando un documento o un prodotto cambia dopo l'approvazione.
Basate il confronto sul campo modificato, non sul nome del file
Registrate affiancati il codice prodotto, la variante, il numero del documento, la revisione e la data del vecchio e del nuovo file. Per ogni campo modificato, annotate il valore precedente, quello nuovo, l'unità, il motivo del cambiamento e il prodotto o l'applicazione indicati come interessati. Conservare solo il nuovo file ed eliminare il precedente lascia incerto su quali informazioni si basasse un ordine passato. Conservate la versione precedente come evidenza degli ordini storici, evitando che venga usata per errore nelle attività correnti.
La nuova data di pubblicazione può differire dalla data di applicazione della modifica in produzione. Chiedete al fornitore di indicare per iscritto da quale lotto di produzione, spedizione o ordine inizia la transizione. Se non sono indicati una data o un lotto, non completate il dato con un'ipotesi. La ISO 10007 tratta il controllo delle modifiche nell'ambito della gestione della configurazione. [S1]
Usate quattro aree decisionali in un unico registro della modifica
Correzione documentale: Se è stata corretta soltanto una formulazione o la presentazione di un disegno, ottenete conferma che il prodotto fisico e i requisiti di accettazione non siano cambiati. Dopo averlo verificato, decidete quali registrazioni aggiornare; non ripetete automaticamente tutte le prove solo perché il numero di revisione è aumentato.
Modifica di dimensioni, tolleranze o interfaccia: Individuate le caratteristiche da confrontare con il disegno dell'imboccatura della bottiglia e i possibili effetti sulle attrezzature di tappatura esistenti. Concordate con il team tecnico l'ambito delle misurazioni, delle verifiche di assemblaggio o delle prove in linea pertinenti. L'indicazione di una tolleranza più stretta non dimostra che tutti i prodotti già disponibili siano stati controllati secondo tale tolleranza.
Modifica di materiale, guarnizione o lamina di sigillatura: Chiarite quale componente è cambiato e le condizioni d'uso. Valutate con i reparti competenti se i documenti di conformità e le attività di accettazione esistenti coprono la nuova composizione. I precedenti risultati di tenuta o documenti di conformità non devono essere trasferiti alla nuova composizione senza spiegazioni.
Modifica di scatola o imballaggio: Verificate nuovamente la quantità a cui si riferisce il prezzo unitario, il numero di pezzi per scatola e la quantità ancora aperta dell'ordine. Se la modifica influisce sulla pianificazione di pallet o spedizioni, verificate anche le informazioni pertinenti. Non presumete che la geometria del tappo sia cambiata solo perché è cambiato l'imballaggio.
Non forzate scorte e nuova produzione in un'unica decisione di transizione
Create righe separate per gli ordini aperti, i prodotti già preparati presso il fornitore, le spedizioni in transito e le vostre scorte. Ogni riga deve riportare quantità, identificativo del lotto o dell'ordine, versione tecnica applicabile e azione prevista. Se il legame tra lotto e revisione non è ancora stato stabilito, contrassegnate il prodotto interessato come da valutare; non ricavate la sua versione dalla sola data di consegna.
Per esempio, in caso di modifica di una tolleranza, un ordine non ancora prodotto potrebbe essere realizzato secondo la nuova versione, mentre le scorte esistenti potrebbero richiedere una valutazione separata. Questo esempio ipotetico non implica il rifiuto o l'accettazione automatica delle scorte. La decisione di utilizzare, sottoporre a ulteriori controlli, separare o restituire i prodotti deve basarsi sull'effetto della modifica e sull'accordo scritto fra le parti.
Documentate il motivo del nuovo controllo e le evidenze di chiusura
Accanto a ogni differenza, aggiungete la funzione interessata, il controllo da eseguire, il criterio di accettazione, il responsabile e la registrazione dei risultati. Se non serve un nuovo controllo, documentatene anche il motivo. Limiti numerici, quantità di campioni e condizioni di prova devono essere concordati in funzione dell'applicazione; qui non viene proposto alcun valore universale di coppia, pressione o temperatura.
Un registro decisionale può comprendere, per esempio, questi campi: identificativo della modifica; prodotto e componente; revisione precedente e nuova; lotti e ordini interessati; controlli necessari; risultato; lotto o data di inizio della transizione; persone che approvano la decisione. Non scrivete «conforme» in un campo vuoto prima di avere i risultati. La ISO 10013 fornisce una guida per sviluppare e mantenere le informazioni documentate utilizzate nella gestione per la qualità. [S2]
Quali file allegare agli scambi su un preventivo o un ordine?
Nella richiesta a Peksan, indicate il codice prodotto completo, la scheda in vostro possesso, la versione da confrontare, il disegno dell'imboccatura della bottiglia e gli ordini che potrebbero essere interessati dalla modifica. Per esempio, la scheda tecnica collegata alla pagina del prodotto 038.016CTP10L è un documento di partenza per il confronto relativo a quel codice. Questo articolo non afferma che il prodotto sia stato revisionato o approvato per l'uso con una particolare bottiglia. [P1]
Chiedete in un'unica e-mail queste risposte: che cosa è cambiato esattamente, da quale lotto o ordine si applica, che cosa si raccomanda per le scorte esistenti e quali controlli o documenti vanno completati? Collegate le risposte alla documentazione dell'ordine. In questo modo tutti possono vedere quale versione si applica a ciascun prodotto, invece di consultare soltanto il PDF più recente. Potete avviare una richiesta di campioni o di preventivo dalla pagina del prodotto correlato riportata sotto.
Fonti e guide correlate
- S1 — ISO 10007:2017 — Linee guida per la gestione della configurazione
- S2 — ISO 10013:2021 — Guida per le informazioni documentate
- P1 — Scheda tecnica 038.016CTP10L
- Dall'approvazione dei campioni all'ordine di produzione
- Pezzi, scatole e pallet negli ordini di tappi