Das technische Datenblatt wurde überarbeitet: Wie werden bestehende Verschlussaufträge behandelt?
Ein PDF mit neuerem Datum bedeutet nicht zwangsläufig, dass sich das Produkt geändert hat. Vergleichen Sie das bisherige und das neue Datenblatt, ordnen Sie die Unterschiede offenen Aufträgen, Beständen und Prüfaufzeichnungen zu und halten Sie die Entscheidung zur Umstellung schriftlich fest.
Zuerst klären: Hat sich das Dokument oder das Produkt geändert?
Wenn ein Lieferant ein neues technisches Datenblatt sendet, sollte die erste Entscheidung nicht lauten, sämtliche Aufträge zu überarbeiten. Klären Sie zunächst, welches Feld geändert wurde und warum. Eine Schreibfehlerkorrektur, eine Änderung der Maßtoleranz und der Wechsel zu einer anderen Dichtungskomponente erfordern unterschiedliche Bewertungen. Umgekehrt beweist auch ein unveränderter Produktcode allein nicht, dass alle technischen Eigenschaften gleich geblieben sind.
Die folgenden Schritte sind eine empfohlene Arbeitsweise für Einkauf, Qualitätssicherung und Produktion. Sie sind keine Mitteilung über eine Änderung an einem bestimmten Peksan-Produkt. Für die erstmalige Musterfreigabe steht ein eigener Leitfaden zur Verfügung. Dieser Artikel behandelt den Umgang mit offenen Aufträgen, wenn nach der Freigabe eine Dokument- oder Produktänderung erfolgt.
Vergleichen Sie die geänderten Felder, nicht die Dateinamen
Erfassen Sie Produktcode, Variante, Dokumentnummer, Revision und Datum der bisherigen und der neuen Datei nebeneinander. Notieren Sie für jedes geänderte Feld den bisherigen Wert, den neuen Wert, die Einheit, den Änderungsgrund und das als betroffen bezeichnete Produkt oder die Anwendung. Wird nur die neue Datei aufbewahrt und die alte gelöscht, bleibt unklar, auf welchen Informationen ein früherer Auftrag beruhte. Bewahren Sie die vorherige Version als Nachweis für frühere Aufträge auf und verhindern Sie gleichzeitig ihre versehentliche Verwendung bei aktuellen Vorgängen.
Das neue Veröffentlichungsdatum kann vom Zeitpunkt der Umsetzung in der Produktion abweichen. Bitten Sie den Lieferanten um eine schriftliche Angabe, mit welcher Produktionscharge, Lieferung oder welchem Auftrag die Umstellung beginnt. Fehlen Datum oder Chargenangabe, ersetzen Sie diese nicht durch Vermutungen. ISO 10007 behandelt die Änderungslenkung als Teil des Konfigurationsmanagements. [S1]
Nutzen Sie vier Entscheidungsbereiche in einem gemeinsamen Änderungsprotokoll
Dokumentkorrektur: Wurde nur eine Formulierung oder die Darstellung einer Zeichnung korrigiert, lassen Sie bestätigen, dass sich das physische Produkt und die Abnahmeanforderungen nicht geändert haben. Entscheiden Sie nach dieser Prüfung, welche Aufzeichnungen aktualisiert werden müssen. Wiederholen Sie nicht automatisch sämtliche Prüfungen, nur weil die Revisionsnummer erhöht wurde.
Änderung von Maßen, Toleranzen oder Anschlussgeometrie: Bestimmen Sie die Merkmale, die mit der Flaschenmündungszeichnung abzugleichen sind, und mögliche Auswirkungen auf die vorhandenen Verschließeinrichtungen. Legen Sie den Umfang der betreffenden Messungen, Montageprüfungen oder Linienversuche mit dem technischen Team fest. Eine enger angegebene Toleranz bedeutet nicht, dass sämtliche vorhandenen Produkte bereits nach dieser Toleranz geprüft wurden.
Änderung von Material, Dichteinlage oder Folie: Klären Sie die geänderte Komponente und die Einsatzbedingungen. Bewerten Sie mit den zuständigen Teams, ob vorhandene Konformitätsunterlagen und Abnahmeprüfungen die neue Zusammensetzung abdecken. Frühere Dichtheitsprüfergebnisse oder Konformitätsunterlagen dürfen nicht ohne Erläuterung auf die neue Zusammensetzung übertragen werden.
Änderung von Karton oder Verpackung: Gleichen Sie erneut ab, auf welche Menge sich der Stückpreis bezieht, wie viele Einheiten ein Karton enthält und welche Auftragsmenge noch offen ist. Sind Paletten- oder Versandplanung betroffen, prüfen Sie auch die entsprechenden Angaben. Leiten Sie aus einer Verpackungsänderung nicht ab, dass sich die Verschlussgeometrie geändert hat.
Treffen Sie für Lagerbestand und Neuproduktion getrennte Umstellungsentscheidungen
Legen Sie separate Zeilen für offene Aufträge, beim Lieferanten bereits bereitgestellte Ware, Sendungen unterwegs und den eigenen Lagerbestand an. Jede Zeile sollte Menge, Chargen- oder Auftragskennung, geltenden technischen Versionsstand und geplante Maßnahme enthalten. Ist die Zuordnung zwischen Charge und Revision noch nicht geklärt, kennzeichnen Sie die betreffende Ware als zu bewerten. Leiten Sie ihren Versionsstand nicht allein aus dem Lieferdatum ab.
Bei einer Toleranzänderung kann beispielsweise ein noch nicht produzierter Auftrag nach dem neuen Stand gefertigt werden, während der vorhandene Bestand eine gesonderte Bewertung benötigt. Dieses hypothetische Beispiel bedeutet weder eine automatische Ablehnung noch eine automatische Annahme des Bestands. Die Entscheidung über Verwendung, zusätzliche Prüfung, Separierung oder Rücksendung muss auf den Auswirkungen der Änderung und der schriftlichen Vereinbarung der Beteiligten beruhen.
Dokumentieren Sie den Grund für eine erneute Prüfung und den Abschlussnachweis
Ergänzen Sie zu jedem Unterschied die betroffene Funktion, die vorgesehene Prüfung, das Annahmekriterium, die verantwortliche Person und den Ergebnisnachweis. Ist keine erneute Prüfung erforderlich, dokumentieren Sie auch die Begründung. Zahlenwerte, Stichprobenumfang und Prüfbedingungen sind für die jeweilige Anwendung festzulegen. Hier werden keine universell gültigen Werte für Drehmoment, Druck oder Temperatur empfohlen.
Ein Entscheidungsprotokoll kann beispielsweise folgende Felder enthalten: Änderungskennung; Produkt und Komponente; bisherige und neue Revision; betroffene Chargen und Aufträge; erforderliche Prüfungen; Ergebnis; Charge oder Datum für den Beginn der Umstellung; freigebende Personen. Tragen Sie nicht schon vor Vorliegen der Ergebnisse „konform“ in ein leeres Feld ein. ISO 10013 bietet einen Leitfaden zur Entwicklung und Aufrechterhaltung dokumentierter Informationen im Qualitätsmanagement. [S2]
Welche Dateien gehören in eine Angebots- oder Auftragsklärung?
Nennen Sie in Ihrer Anfrage an Peksan den vollständigen Produktcode, das Ihnen vorliegende Datenblatt, die zu vergleichende Version, die Flaschenmündungszeichnung und die möglicherweise betroffenen Aufträge. Der Datenblattlink auf der Produktseite 038.016CTP10L bietet beispielsweise ein Ausgangsdokument für die Klärung zu diesem Produktcode. Dieser Artikel sagt nicht aus, dass das Produkt überarbeitet oder für die Verwendung mit einer bestimmten Flasche freigegeben wurde. [P1]
Bitten Sie in einer einzigen E-Mail um Antworten auf folgende Fragen: Was genau hat sich geändert? Ab welcher Charge oder welchem Auftrag gilt die Änderung? Was wird für vorhandene Bestände empfohlen? Welche Prüfungen oder Unterlagen sind noch erforderlich? Verknüpfen Sie die Antworten mit der Auftragsakte. So sehen alle Beteiligten, welcher Versionsstand für welches Produkt gilt, und nicht nur das neueste PDF. Eine Muster- oder Angebotsanfrage können Sie über die unten verlinkte Produktseite beginnen.
Quellen und weiterführende Leitfäden
- S1 — ISO 10007:2017 — Leitfaden für Konfigurationsmanagement
- S2 — ISO 10013:2021 — Leitfaden für dokumentierte Informationen
- P1 — Technisches Datenblatt 038.016CTP10L
- Von der Musterfreigabe zum Serienauftrag
- Stückzahlen, Kartons und Paletten bei Verschlussaufträgen